Selbstklebende Etiketten erstellen und richtig drucken

Adressaufkleber, Ordnerbeschriftungen und Produktetiketten lassen sich mit einer passenden Vorlage selbst gestalten. Entscheidend sind das richtige Etikettenmaterial, die exakten Bogenmaße und ein Probedruck. Eine Laser- oder Tintenstrahldruckerin genügt, sofern die Etiketten ausdrücklich für das jeweilige Gerät geeignet sind.

Etiketten in Word anlegen

1. Öffnen Sie ein neues Dokument in der Desktopversion von Microsoft Word.
2. Wählen Sie Sendungen → Etiketten und tragen Sie den gewünschten Text ein.
3. Öffnen Sie die Optionen. Wählen Sie den Etikettenhersteller und die Produktnummer Ihres Bogens.
4. Ist das Produkt nicht hinterlegt, legen Sie ein neues Etikettenformat mit den Maßen auf der Verpackung an.
5. Entscheiden Sie, ob ein einzelnes Etikett oder eine ganze Seite mit demselben Inhalt gedruckt werden soll. Für unterschiedliche Inhalte erstellen Sie ein Etikettendokument und bearbeiten die Felder einzeln.

Die Bezeichnungen können je nach Word-Version etwas abweichen. Der Microsoft-Support beschreibt die entsprechenden Funktionen. Für größere Adresslisten lohnt sich ein Seriendruck; persönliche Daten sollten dabei nur aus einer berechtigten und aktuellen Datenquelle übernommen werden.

Breite, Höhe und Teilung unterscheiden

Messen Sie nicht nur das einzelne Etikett. Auch die Seitenränder, die Anzahl der Etiketten je Zeile und die Abstände müssen stimmen. Die vertikale Teilung bezeichnet den Abstand zwischen den Oberkanten zweier Etiketten. Sie besteht aus Etikettenhöhe und Zwischenraum. Entsprechend ergibt sich die horizontale Teilung aus Breite und Zwischenraum.

Ein Etikett mit 40 mm Höhe und 50 mm Breite, das jeweils 2 mm Abstand zum nächsten Etikett hat, benötigt eine vertikale Teilung von 42 mm und eine horizontale Teilung von 52 mm. Übernehmen Sie die Werte der Herstellerangaben; ein vermeintliches Standardmaß passt nicht automatisch zu jedem Bogen.

So gelingt der erste Ausdruck

• Prüfen Sie, ob der Bogen für Laser- oder Tintenstrahldruck freigegeben ist. Ungeeignetes Material kann sich im Gerät lösen.
• Drucken Sie zunächst auf gewöhnlichem Papier und halten Sie den Ausdruck hinter den Etikettenbogen gegen das Licht.
• Wählen Sie die tatsächliche Größe beziehungsweise 100 Prozent. Automatisches Anpassen an die Seite kann die Positionen verschieben.
• Stellen Sie im Druckertreiber den empfohlenen Medientyp ein und beachten Sie die Einzugsrichtung.
• Kontrollieren Sie einen echten Etikettenbogen, bevor Sie eine größere Menge drucken. Verwenden Sie beschädigte oder teilweise abgelöste Bögen nicht erneut, wenn der Gerätehersteller davon abrät.

Welche Etiketten passen zu welchem Einsatz?

Papieretiketten eignen sich für viele Adressen und Ablagen. Für Feuchtigkeit, Kälte oder dauerhafte Kennzeichnung müssen Material und Klebstoff gesondert geeignet sein. Thermoetiketten gehören in einen passenden Thermodrucker und sind kein Ersatz für Druckerbögen. Bei Lebensmittelbehältern bedeutet eine dekorative Beschriftung nicht automatisch, dass das Material für direkten Lebensmittelkontakt zugelassen ist.

Auch ein Ausdruck auf Normalpapier kann als Versandinformation dienen. Befestigen Sie ihn so, dass Schrift und Barcode lesbar bleiben; eine geeignete Dokumententasche schützt vor Abrieb. Vermeiden Sie reflektierendes Klebeband über dem Barcode. Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben spart eine korrekt gespeicherte Vorlage Zeit und reduziert Fehlbogen.